为实现本单位档案的科学管理，提高档案工作管理水平，维护档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《单位档案工作条例》，结合本单位工作实际，制定本制度。
本制度所称档案，是指在工作中形成的具有保存、查考价值的文字材料、图纸、图表及声像、影像资料等，包括纸质、磁盘等不同媒质载体的各类记录。
一、档案室工作职责
（一）综合档案室是本单位档案实体和信息存储、开发利用、服务交流的中心，负责单位相关档案管理的各项工作。公共资源交易中心档案室是各类交易活动中所产生的电子、纸质档案归档管理场所，负责项目档案管理的各项工作。
（二）负责贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本单位档案工作各项规章制度。
（三）负责本单位文书、政务服务业务、会计、科技、特种载体等各类别档案的集中统一管理，维护档案完整和安全。因数量、场地、利用等原因，部分档案实体需另行保管的，相关负责科室须根据要求同步建立档案管理制度，并做好目录报送、查阅利用登记、安全自查等工作。
（四）负责对本单位文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导。
（五）负责本单位档案信息化工作并统筹本单位档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理。
（六）接受档案主管部门监督、指导和检查，执行年报制度，根据市档案馆接收计划定期移交档案。
二、管理人员岗位职责
（一）综合档案室由档案工作分管领导统一领导，档案管理员负责日常管理。招投标项目档案资料由公共资源交易中心分管领导统一领导，公共资源交易中心档案管理员履行归档及保管职责。
综合档案室档案管理人员应为本单位正式在编人员，负责档案工作的综合管理及统筹协调。公共资源交易中心档案应由具体负责人负责统筹管理。且政治可靠、遵纪守法、忠于职守。
（二）档案管理人员应当熟悉单位工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。
（三）综合档案室集中统一管理单位档案，对各科室的档案工作进行监督和指导，督促各科室及时移交已完成整理、符合规范标准要求的档案。
（四）严格遵守党和国家的保密制度，维护档案的完整和安全。
（五）定期检查档案保管情况，对破损或褪变的档案要及时上报。
（六）做好档案统计工作，及时报送档案统计年报。根据市档案馆移交计划，做好进馆前的各项准备工作。
（七）建立健全单位档案全宗卷，积极开发档案信息资源和利用，为领导科学化决策、科学化管理提供依据，为业务开展提供优质服务。
（八）公共资源交易中心应根据国家有关法律法规和技术规范，建立健全交易场所、平台、系统、数据库等的规范运行和档案安全管理制度，保障交易数据安全；应及时落实监管要求，提供监管所需的数据、信息、权限、通道、场所等，配合有关行业行政主管部门和其他招标投标活动行政监督部门实施监管。
（九）档案管理人员调离岗位或退休的，应在离岗前办好交接手续。
三、档案立卷归档
（一）立卷归档文件要完整、准确、系统，能反映本单位工作活动和历史面貌，要求字迹工整、图样清晰、制成材料耐久，利于长期保存。
（二）科学制定档案分类方案，确定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限。档案的保管期限分为永久、30年和10年，具体业务档案有另行规定的，按有关规定执行。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。主要包括:本单位制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开各种会议的重要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变的文件材料;上级单位颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料及对本单位领导人任免的文件材料。此外其他档案内容根据重要程度分为30年和10年保管。具体划分档案保管期限时，按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。
（三）文书、政务服务业务档案应在次年6月底前归档完毕，并移交综合档案室。
（四）经费核算、会计类档案应按照《会计档案管理办法》规定，在次年6月底前归档完毕，由财务会计负责归档，并移入综合档案室存放。
（五）公共资源交易中心在招标项目中标及合同签订结束后，要及时按照目录整理相关资料，统一打包，必要时要刻录磁盘。原则上招投标项目档案应在项目结束后3个月内归档，（集中采购、产权交易等）档案整理，应按目录先后顺序排列，并由具体负责人移入公共资源交易中心档案室存放。
（六）本单位工程类档案应在工程通过竣工验收合格后6个月内归档，并移交综合档案室。
（七）本单位设备类档案应在设备安装、调试、运行后一个月内，将设备购置合同、装箱单、说明书、图纸操作规程等一并整理、立卷，并移交综合档案室。
（八）照片、声像等特种载体类档案应在相关活动结束或段落终结时及时归档，并移交综合档案室。
四、档案出入库登记
（一）综合性档案、资料统一存放，由档案工作分管领导统一领导，档案管理员负责日常管理。招投标项目档案资料由公共资源交易中心分管领导统一领导，公共资源交易中心档案管理员履行归档及保管职责。
（二）新接收归档的档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及有关法律、法规所规定的需要年度归档范围，各科室按规定向档案室移交档案，档案员逐卷（按每卷档案卷内文件目录）/件进行清点、检查，出具档案移交表单，办理移交手续；在清点、检查中发现卷内有缺件和其他情况，填写“卷内文件材料登记备查表”。
（三）新接收归档的档案、调出库10天以上的档案及外借其他单位的档案，必须由进行杀虫灭菌，方可入库。
（四）档案出入库必须严格履行审批手续：1、对于外借其他单位的档案，须由申请单位填写档案借用出库申请表，由经办人和分管领导逐级审批，并由2个及以上工作人员共同完成档案出库工作，相关手续资料按年度归档保存； 2、本单位工作人员调阅档案时，应办理利用登记手续，即用即还。
（五）档案员工作调动、离职，原档案员和新档案员须逐卷逐件清点，办理交接手续，同时需要至少2名在编人员为监交人。
（六）对违反本规定造成档案损毁的，按有关规定处理。
五、库房内部管理
（一）库房内部管理以防尘、防虫、防霉菌、防高温和高湿为主。
（二）每年冬、春季节分别进行虫、霉情况检查，重点是过去生过虫、霉的部分，发现情况及时报告。
（三）每年对档案进行保密检查，重点检查上年度调、归的档案；每五年进行一次全面检查，逐卷/件清点档案。
（四）档案员要严格遵守档案、资料保管规定和调、归档案的规定；调阅档案、资料必须严格执行档案出入库的有关规定，履行相关手续。
（五）库房走廊要保持整洁，不得堆放杂物；不得将易燃易爆、滋生虫害的物品带入库内；走廊内严禁吸烟；工作需要时应由有关人员专门处理。
（六）库内消防器材应固定摆放位置，定期检查完好状况和有效期限。
（七）除工作人员外，无关人员一律不得进入库区。参观者须经领导批准同意，方可进入库区，未经工作人员同意，不得翻阅档案。
（八）离开库房要做到窗闭、门锁、关闭电源。
六、日常巡查
（一）档案库房日常巡查内容为库房内温、湿度，水电设施、消防设施及门窗关合情况，并做好温、湿度记录，及时排查水电设施、消防设施等安全隐患。
（二）综合档案库房巡查由综合科负责，公共资源交易中心档案库房巡查由公共资源交易中心负责，每周至少进行一次巡查，每次巡查原则要求有2名及以上工作人员共同参与，并填写巡查记录表。
（三）分管领导每月至少应检查库房一次，并检查《档案保管保密制度》《档案出入库登记制度》等的落实情况，发现问题及时处理。
（四）逢公安、消防及上级执法部门等检查时，档案工作人员要全程陪同检查，对所提出的各项整改意见，应采取措施及时作出整改。
（五）遇重大活动、节假日前，档案分管领导应带领工作人员对库房进行一次全面的检查，有问题早处理。
（六）针对另行存放的其他档案资料，由保管履职科室负责进行巡查落实，相关要求同综合档案库房巡查。
七、保管保密
（一）档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，共同保守档案秘密。
（二）对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅涉密档案要经分管领导批准。
（三）对涉密档案要严格管理，不得将涉密档案私自带出档案室或外传，对涉密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。
（四）凡接触涉密档案的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露涉密档案内容。
（五）利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
（六）对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。
（七）发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
八、档案统计
（一）定期对档案工作的规模、水平、结构及档案数量等进行统计，主要有：档案工作情况统计表，档案数量统计表、利用效果统计表等，为制定档案工作计划、总结提供数据。
（二）保证统计数据的准确性，坚持实事求是的原则，如实反映情况。严肃认真对待每一个数字，确保统计数字的准确性，符合客观事实。
（三）及时统计文件资料的收进、移出、保管、利用等情况，做到库底清楚。按时按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。
（四）定期检查各科室的档案及档案统计工作情况，及时进行统计分析。
（五）档案统计工作必须遵守国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，使档案统计工作规范化和科学化。